Wie verwalten wir unser Geld?
Ihr müsst eure Einnahmen und Ausgaben sorgfältig verwalten! Grundsätzlich wird empfohlen, sich in Bezug auf die Kontenfrage an die Schulleiterin bzw. den Schulleiter zu wenden, die bzw. der gemeinsam mit euch klärt, über welches Konto im konkreten Fall eine Abwicklung der SMV-Gelder erfolgen kann bzw. soll.
Hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten. Eine davon ist, sich von der Schulleitung ein eigenes SMV-Konto bzw. ein entsprechendes Unterkonto des Schulkontos einrichten zu lassen. Dieses verwaltet ein Ssp zusammen mit einer durch die Schulleitung bestimmten Lehrkraft (s. unten). Das kann beispielsweise die VL sein. Alternativ kann ein Konto vom Sachaufwandsträger für euch eingerichtet werden. Was nicht geht, ist ein Konto, das ein Mitglied der SMV privat auf seinen Namen einrichtet und das dann für SMV-Einnahmen und -Ausgaben genutzt wird!
Handkasse
Zusätzlich zum SMV-Konto empfiehlt sich eine SMV-Kasse, in der kleinere Geldbeträge aufbewahrt werden können. Eine solche Kasse kann eine handelsübliche abschließbare Geldkassette sein. Zum Beispiel legt ihr hier die vorher abgezählten Einnahmen eines Kuchenverkaufs oder ähnlicher Veranstaltungen ab. Die SMV-Kasse kommt nach einer Veranstaltung am besten sofort in den Schulsafe und wird nur dann herausgenommen, wenn sie wirklich gebraucht wird.
Größere Geldbeträge werden dann auf das SMV-Konto einbezahlt.
Um den Überblick über eure Finanzen zu behalten, hat der für die Finanzen zuständige Ssp (Kassenwart) ein Kassenbuch zu führen. Das Kassenbuch listet alle Einnahmen und Ausgaben eurer Veranstaltungen und Aktionen genau, d. h. mit Datum und Beleg-Nummer, auf. Es kann in Papierform oder digital geführt werden. Eine digitale Kassenbuch-Vorlage findet ihr im rechten Download-Bereich. Ebenso könnt ihr euch dort ein Beispiel zum Ausfüllen des Kassenbuches herunterladen.
Nummeriert all eure Belege und Spendenquittungen und heftet sie am besten in einem Ordner der Reihe nach ab. Denn dann genügt ein Blick in das Kassenbuch und ihr wisst, nach welcher Nummer ihr suchen müsst. So könnt ihr immer alle Zahlungsvorgänge nachvollziehen. Den Belege-Ordner bewahrt ihr an einem sicheren Ort im Sekretariat oder bei den Verbindungslehrkräften auf.
Zusätzlich könnt ihr eure Belege digital verwalten. Scannt die Belege dazu ein oder fotografiert sie mit dem Smartphone. Benennt die Belege am besten mit einer fortlaufenden Nummer und einem kurzen Stichwort, so sind sie leicht wiederzufinden. Legt euch auf einem Schul-PC eine Ordnerstruktur an, in der die digitalen Belege gespeichert werden.
Achtet darauf, dass das Kassenbuch stets sorgfältig und genau geführt wird und die Belege ordentlich und übersichtlich gesammelt werden. Das ist keine einfache Aufgabe! Aber keine Angst, Hilfe ist da: Bittet am besten eure Verbindungslehrkraft darum, euch bei der Buchführung zu unterstützen.
Damit alles seine Richtigkeit hat, sollte in regelmäßigen Abständen (mindestens einmal im Jahr) eine Kassenprüfung stattfinden. Sie wird von einem Mitglied der Schulleitung und einem Mitglied der Klassensprecherversammlung durchgeführt. Die rechtlichen Rahmenbedingungen dazu finden sich in der Bayerischen Schulordnung: BaySchO § 10 (4), § 25 (3). Ihr benötigt dafür das Kassenbuch und die SMV-Kasse dafür sowie die Kontoauszüge des SMV-Kontos.
Die Einnahmen und Ausgaben laut eurer Buchführung im Kassenbuch werden dabei mit den tatsächlichen Zahlen der Kontoauszüge verglichen. Stimmen Kassenstand, berechneter Kontostand aus dem Kassenbuch und der tatsächliche Kontostand der Kontoauszüge überein, habt ihr gute Arbeit geleistet. Zu Abweichungen kann zum Beispiel ein fehlender Beleg führen oder eine Zahlung wurde versehentlich zweimal in das Kassenbuch geschrieben. Überprüft daher immer sorgfältig eure Eintragungen!
Bedenkt, dass für alle Schulkonten eine offizielle Kassenprüfung vom Schulaufwandsträger gesetzlich vorgeschrieben ist. Hierbei kann auch das SMV-Konto überprüft werden. Dies wird von Beamtinnen/Beamten des Schulaufwandsträgers durchgeführt.
Tipps & Tricks
Werbung
Werbung aller Art ist an Schulen durch Art. 84 BayEUG verboten. Ausnahmefälle regeln die Schulordnungen. Beispielsweise dürfen in vorheriger Absprache mit der Schulleitung Einnahmen aus Anzeigen gewonnen werden.
Kontakt zu Unterstützern halten
Haltet zu möglichen Unterstützern immer einen guten Kontakt, zum Beispiel dem Förderverein oder dem Elternbeirat. Aber vielleicht sind ja auch die Eltern einer Schülerin oder eines Schülers Firmeninhaber und dazu bereit, euch finanziell gezielt zu unterstützen. Habt keine Scheu vor solchen Kontakten - fragt aber immer höflich und gut vorbereitet an.
Downloadbereich
vorausgefülltes Beispiel eines Kassenbuchs
leere Vorlage für ein Kassenbuch